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職業(yè)衛(wèi)生檔案是用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理全過程的真實記錄和反映，也是職業(yè)衛(wèi)生主管部門日常監(jiān)督檢查的重要參考依據(jù)。根據(jù)《職業(yè)病防治法》規(guī)定，用人單位都應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案，并指定專(兼)職人員負責管理。
一、《職業(yè)病防治法》對用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的規(guī)定
《職業(yè)病防治法》對用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案的管理作出了具體規(guī)定：
第二十條規(guī)定，用人單位應當建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動者健康監(jiān)護檔案。
第二十六條規(guī)定，用人單位應當按照國務(wù)院衛(wèi)生行政部門的規(guī)定，定期對工作場所進行職業(yè)病危害因素檢測、評價。檢測、評價結(jié)果存入用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案，定期向所在地衛(wèi)生行政部門報告并向勞動者公布。
第三十六條規(guī)定， 用人單位應當為勞動者建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。
職業(yè)健康監(jiān)護檔案應當包括勞動者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等有關(guān)個人健康資料。
勞動者離開用人單位時，有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護檔案復印件，用人單位應當如實、無償提供，并在所提供的復印件上簽章。
第四十七條規(guī)定，用人單位應當如實提供職業(yè)病診斷、鑒定所需的勞動者職業(yè)史和職業(yè)病危害接觸史、工作場所職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果等資料。
第六十三條規(guī)定，衛(wèi)生行政部門履行監(jiān)督檢查職責時，有權(quán)查閱或者復制與違反職業(yè)病防治法律、法規(guī)的行為有關(guān)的資料和采集樣品。
第七十條規(guī)定，未按規(guī)定建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動者健康監(jiān)護檔案的，由衛(wèi)生行政部門給予警告，責令限期改正;逾期不改正的，處十萬元以下的罰款。
第七十一條規(guī)定，未按照規(guī)定組織職業(yè)健康檢查、建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案或者未將檢查結(jié)果書面告知勞動者的，由衛(wèi)生行政部門責令限期改正，給予警告，可以并處五萬元以上十萬元以下的罰款。
二、用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案的主要內(nèi)容
(一)建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”檔案
1.建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”審查登記表
2.建設(shè)項目批準文件
3.職業(yè)病危害預評價委托書與預評價報告
4.建設(shè)項目職業(yè)病防護設(shè)施設(shè)計專篇
5.職業(yè)病危害控制效果評價委托書與控制效果評價報告
6.建設(shè)單位對職業(yè)病危害預評價報告、職業(yè)病防護設(shè)施設(shè)計專篇、職業(yè)病防護設(shè)施控制效果評價報告的評審意見
7.安全監(jiān)管部門審核、審查、驗收批文
8.建設(shè)項目職業(yè)病危害防治法律責任承諾書
9.全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié)
10.工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料
(二)職業(yè)衛(wèi)生管理檔案
1.職業(yè)病防治法律、行政法規(guī)、規(guī)章、標準、文件
2.職業(yè)病防治領(lǐng)導機構(gòu)及職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)成立文件
3.職業(yè)病防治年度計劃及實施方案
4.職業(yè)衛(wèi)生管理制度及重點崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程
(1)職業(yè)病危害防治責任制度;
(2)職業(yè)病危害警示與告知制度;
(3)職業(yè)病危害項目申報制度;
(4)職業(yè)病防治宣傳教育培訓制度;
(5)職業(yè)病防護設(shè)施維護檢修制度;
(6)職業(yè)病防護用品管理制度;
(7)職業(yè)病危害監(jiān)測及檢測評價管理制度;
(8)建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”管理制度;
(9)勞動者職業(yè)健康監(jiān)護及其檔案管理制度;
(10)職業(yè)病危害事故處置與報告制度;
(11)職業(yè)病危害應急救援與管理制度;
(12)崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程;
(13)法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職業(yè)病防治制度。
5.職業(yè)病危害項目申報表及回執(zhí)
6.職業(yè)病防治經(jīng)費
7.職業(yè)病防護設(shè)施一覽表
8.職業(yè)病防護設(shè)施維護和檢修記錄
9.個人防護用品的購買、發(fā)放使用記錄
10.警示標識與職業(yè)病危害告知
工作場所警示標識一覽表
職業(yè)病危害告知內(nèi)容包括規(guī)章制度、操作規(guī)程、勞動過程中可能產(chǎn)生的職業(yè)病危害及其后果、職業(yè)病防護措施和待遇、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測評價結(jié)果、職業(yè)健康檢查和職業(yè)病診斷結(jié)果等的告知憑證
11.職業(yè)病危害事故應急救援預案
12.用人單位職業(yè)衛(wèi)生檢查和處理記錄
13.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管意見和落實情況資料
(三)職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓檔案
1.用人單位職業(yè)衛(wèi)生培訓計劃
2.用人單位負責人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明
3.勞動者職業(yè)衛(wèi)生宣傳培訓(培訓通知、培訓教材、培訓記錄、考試試卷、宣傳圖片等紙質(zhì)和攝錄像資料)
4.年度職業(yè)衛(wèi)生培訓工作總結(jié)
(四)職業(yè)病危害因素監(jiān)測與檢測評價檔案
1.生產(chǎn)工藝流程
2.職業(yè)病危害因素檢測點分布示意圖
3.可能產(chǎn)生職業(yè)病危害設(shè)備、材料和化學品一覽表
4.接觸職業(yè)病危害因素匯總表
5.職業(yè)病危害因素日常監(jiān)測季報匯總表
6.職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)資質(zhì)證書
7.職業(yè)病危害因素檢測評價合同書
8.職業(yè)病危害檢測與評價報告書
9.職業(yè)病危害因素檢測與評價結(jié)果報告
(五)用人單位職業(yè)健康監(jiān)護管理檔案
1.職業(yè)健康檢查機構(gòu)資質(zhì)證書
2.職業(yè)健康檢查結(jié)果匯總表
3. 職業(yè)健康檢查異常結(jié)果登記表
(附：職業(yè)健康監(jiān)護結(jié)果評價報告)
4.職業(yè)病患者、疑似職業(yè)病患者一覽表
5.職業(yè)病和疑似職業(yè)病人的報告
6.職業(yè)病危害事故報告和處理記錄
7.職業(yè)健康監(jiān)護檔案匯總表
(六)勞動者個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案
1.勞動者個人信息卡
2.工作場所職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果
3.歷次職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況
4.歷次職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病診療等資料
5.其他職業(yè)健康監(jiān)護資料
(七)法律、行政法規(guī)、規(guī)章要求的其他資料文件。
1.國家有關(guān)職業(yè)病防治工作的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準。
2.職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標和職業(yè)衛(wèi)生管理制度。
3.職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工。
4.職業(yè)衛(wèi)生管理方案、程序、作業(yè)指導書和其它內(nèi)部文件。
5.建設(shè)項目職業(yè)病危害管理檔案，包括：
(1)建設(shè)項目計劃任務(wù)書及批準文件等;
(2)建設(shè)項目初步設(shè)計書;
(3)工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料;
(4)全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié);
(5)職業(yè)病危害預評價委托書與預評價報告;
(6)職業(yè)病危害控制效果評價委托書與效果評價報告;
(7)衛(wèi)生行政部門審查意見書;
(8)衛(wèi)生行政部門驗收意見書。
6.建設(shè)項目職業(yè)病危害因素申報資料，包括職業(yè)病危害因素(種類、存在崗位、來源、預防策略)清單。
7.儲存和使用的化學品清單，包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防策略。
8.工作場所職業(yè)病危害因素檢測與評價資料，包括職業(yè)病危害因素檢測與評價委托書，職業(yè)病危害因素檢測記錄與評價報告。
9.職業(yè)病防護設(shè)施防護及維修檔案，包括：
(1)設(shè)備的操作規(guī)程、合格證書;
(2)安裝、調(diào)試驗收記錄;
(3)運行使用記錄;
(4)維修記錄，包括維修責任人、維修原因、維修日期、維修人等。
10.職業(yè)病防護用品檔案，包括工種清單，應配備清單，實配備清單，使用情況等。
11.職業(yè)健康監(jiān)護資料，包括：
(1)職業(yè)健康監(jiān)護委托書;
(2)職業(yè)健康檢查工種及人員名單;
(3)職業(yè)健康檢查結(jié)果與分析報告;
(4)職業(yè)禁忌癥名單及調(diào)離情況;
(5)個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案;
(6)職業(yè)病檢出名單。
12.職業(yè)衛(wèi)生培訓教育計劃、培訓內(nèi)容、授課記錄及考核成績。
13.職業(yè)病(含工作有關(guān)疾病)發(fā)生情況及職業(yè)病患者處理情況記錄。
14.用人單位職業(yè)病預防控制措施技術(shù)檔案。
15.職業(yè)病診斷、鑒定資料。
16.各種監(jiān)督文書。
17.各種設(shè)備、化學品中文說明書。
18.各種匯總資料，包括：
(1)職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果匯總資料;
(2)職業(yè)健康監(jiān)護匯總資料;
(3)職業(yè)病發(fā)病情況匯總資料;
(4)職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料;
(5)培訓情況匯總資料;
(6)因病缺勤情況匯總資料;
(7)職業(yè)病防護設(shè)施匯總資料;
(8)勞動者死亡資料;
(9)職業(yè)病防治工作年度總結(jié)。
三、用人單位職業(yè)衛(wèi)生檔案要求
1.職業(yè)衛(wèi)生檔案案卷歸檔前要做好以下事項:
(1)簡明扼要地擬寫案卷標題，包括文件制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、文種三個部分，標題要反映案卷的內(nèi)容;
(2)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，注明每一案卷的保管期限，職業(yè)衛(wèi)生檔案一般為永久保存;
(3)填寫卷內(nèi)目錄、備考表及案卷皮、編號，裝訂成卷;
(4)歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。
2.檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案，要認真進行質(zhì)量檢查，及時編號登記，入庫保管。
3.檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱、利用等情況要進行登記，檔案工作人員調(diào)離時，必須辦好交接手續(xù)。
4.職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設(shè)專人管理，定期檢查清點，如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時要及時修補復制。
5.利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應當愛護檔案，職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
6.對保管的職業(yè)衛(wèi)生檔案要積極提供利用，嚴格執(zhí)行借閱制度。對于涉及勞動者個人健康資料的，用人單位應當履行保密義務(wù)。
